Cập nhật quy định mới về hóa đơn điện tử và thuế: Tác động và giải pháp cho các cửa hàng bán lẻ

Chuyện gì đang xảy ra?

Từ ngày 1 tháng 7 năm 2026, các quy định mới về hóa đơn điện tử, đặc biệt là đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, đã chính thức có hiệu lực thi hành theo Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Theo đó, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử, bao gồm hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Đáng chú ý, doanh thu để xác định nghĩa vụ sử dụng HĐĐT được tính trên tổng doanh thu từ tất cả các kênh bán hàng, bao gồm cả bán hàng trực tuyến và ngoại tuyến.

Luật Quản lý thuế 2025 cũng quy định rõ từ ngày 1 tháng 1 năm 2026, các đối tượng nộp thuế bao gồm doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử. Ngay cả khi chưa thuộc diện bắt buộc, hộ kinh doanh vẫn có thể chủ động đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền nếu có nhu cầu. Ngoài ra, các quy định mới cũng mở rộng phạm vi áp dụng HĐĐT đối với hoạt động bán tài sản thuộc diện đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, ngay cả khi doanh thu chưa đạt ngưỡng 1 tỷ đồng/năm.

Về thuế thu nhập cá nhân (TNCN), từ ngày 1 tháng 1 năm 2026, cá nhân kinh doanh tiệm tạp hóa có doanh thu từ 500 triệu đồng/năm trở xuống sẽ không phải nộp thuế TNCN. Tuy nhiên, nếu doanh thu vượt ngưỡng này, việc tính thuế sẽ dựa trên doanh thu hoặc lợi nhuận, tùy thuộc vào phương pháp kê khai mà hộ kinh doanh lựa chọn. Một điểm mới quan trọng là việc bãi bỏ lệ phí môn bài từ ngày 01/01/2026 đối với cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Đặc biệt, quy định về việc xử lý hóa đơn điện tử lập sai từ ngày 01/07/2026 theo Thông tư 91/2026/TT-BTC cũng được cập nhật. Trường hợp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng được lập sai thì người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai. Bên cạnh đó, nếu trong cùng một tháng, người bán lập sai cùng thông tin trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, thì được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai, kèm theo bảng kê chi tiết.

Vì sao điều này quan trọng?

Những thay đổi này có tác động sâu sắc đến toàn bộ thị trường bán lẻ FMCG. Đối với các nhà bán lẻ, việc tuân thủ quy định về HĐĐT và thuế không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cơ hội để tăng cường tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh, quản lý doanh thu chính xác hơn và xây dựng lòng tin với cơ quan thuế cũng như người tiêu dùng. Việc áp dụng HĐĐT giúp chuẩn hóa quy trình bán hàng, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ hóa đơn giấy, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, đối soát và báo cáo thuế.

Đối với người tiêu dùng, quy định về HĐĐT giúp đảm bảo quyền lợi của họ, vì hóa đơn là bằng chứng pháp lý quan trọng trong các giao dịch mua bán. Nó cũng góp phần tạo ra một môi trường kinh doanh lành mạnh, công bằng hơn, nơi mọi giao dịch đều được ghi nhận và quản lý chặt chẽ.

Đối với các nhà phân phối, việc các điểm bán lẻ tuân thủ quy định HĐĐT và thuế sẽ giúp việc đối soát công nợ, quản lý đơn hàng và dòng tiền trở nên minh bạch và hiệu quả hơn.

Ảnh hưởng đến kênh GT/MT như thế nào?

Kênh GT (General Trade - kênh truyền thống) với đặc thù là các cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini và các điểm bán lẻ nhỏ lẻ, sẽ chịu ảnh hưởng rõ rệt nhất. Các quy định về doanh thu để bắt buộc sử dụng HĐĐT (từ 1 tỷ đồng/năm trở lên) sẽ tác động đến một bộ phận lớn các cửa hàng tạp hóa có quy mô lớn hơn. Tuy nhiên, với sự phân hóa theo doanh thu, các cửa hàng nhỏ có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm sẽ được miễn thuế TNCN, giảm bớt gánh nặng tài chính.

Các cửa hàng bán lẻ đa kênh, bao gồm cả bán hàng online trên sàn TMĐT, mạng xã hội, sẽ phải cộng gộp doanh thu từ tất cả các kênh để xác định nghĩa vụ thuế và sử dụng HĐĐT. Điều này đòi hỏi các chủ cửa hàng phải có hệ thống quản lý doanh thu chặt chẽ và thống nhất. Các sàn TMĐT cũng đang nỗ lực tích hợp các giải pháp phần mềm quản lý bán hàng và HĐĐT để hỗ trợ người bán đồng bộ dữ liệu giao dịch.

Đối với kênh MT (Modern Trade - kênh hiện đại) như siêu thị mini, chuỗi cửa hàng tiện lợi, việc tuân thủ các quy định này thường đã được thực hiện tốt hơn do có hệ thống quản lý chuyên nghiệp. Tuy nhiên, họ cũng cần cập nhật các quy định mới nhất về thời điểm lập hóa đơn, cách xử lý hóa đơn sai sót để đảm bảo tuân thủ tuyệt đối.

Nhìn chung, các quy định mới này có xu hướng tạo áp lực lên các hộ kinh doanh có quy mô lớn hơn trong kênh GT, đồng thời thúc đẩy sự chuyên nghiệp hóa và tuân thủ pháp luật. Các thương hiệu nhỏ có thể tận dụng cơ hội này để tư vấn và hỗ trợ các điểm bán của mình trong việc áp dụng HĐĐT và các quy trình thuế mới.

LYHU góc nhìn thực chiến

Tại LYHU, chúng tôi nhận thấy rằng sự thay đổi về quy định HĐĐT và thuế là một xu hướng tất yếu trong quá trình chuyển đổi số và hiện đại hóa nền kinh tế. Đối với các nhà bán lẻ, đặc biệt là các chủ cửa hàng tạp hóa và siêu thị mini, đây là thời điểm quan trọng để:

• Chủ động rà soát và cập nhật: Nắm vững các quy định mới về ngưỡng doanh thu áp dụng HĐĐT, thuế TNCN, và các quy định xử lý hóa đơn sai sót.
• Đầu tư vào giải pháp công nghệ: Cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng (POS) tích hợp tính năng HĐĐT hoặc các phần mềm HĐĐT chuyên dụng. Điều này không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình bán hàng, quản lý tồn kho và doanh thu.
• Tăng cường minh bạch tài chính: Xây dựng thói quen lập hóa đơn đầy đủ cho mọi giao dịch, ngay cả với khách hàng lẻ không yêu cầu, để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro bị phạt.
• Tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên nghiệp: Nếu gặp khó khăn trong việc hiểu và áp dụng các quy định, các chủ cửa hàng nên tìm đến các đơn vị tư vấn thuế, kế toán hoặc các nền tảng phân phối uy tín như LYHU để được hỗ trợ.

Đối với các nhà phân phối, việc chủ động hỗ trợ điểm bán của mình trong việc tiếp cận và sử dụng các giải pháp HĐĐT sẽ tạo lợi thế cạnh tranh. LYHU cam kết đồng hành cùng các đối tác bán lẻ trong việc cập nhật thông tin, cung cấp các giải pháp công nghệ và quy trình làm việc hiệu quả, giúp các điểm bán lẻ dễ dàng thích ứng với những thay đổi của thị trường.

Gợi ý hành động

Để giúp các nhà bán lẻ và nhà phân phối dễ dàng hơn trong việc thích ứng với các quy định mới về hóa đơn điện tử và thuế, LYHU xin đưa ra một số gợi ý hành động cụ thể:

• Ưu tiên các nhóm hàng có biên lợi nhuận tốt và nhu cầu ổn định: Trong bối cảnh các quy định về thuế và hóa đơn trở nên chặt chẽ hơn, việc tập trung vào các ngành hàng mang lại lợi nhuận cao và có sức tiêu thụ ổn định sẽ giúp cửa hàng tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
• Chuẩn bị sẵn sàng cho việc xuất hóa đơn điện tử: Nếu cửa hàng của bạn có doanh thu tiệm cận hoặc vượt ngưỡng 1 tỷ đồng/năm, hãy chủ động tìm hiểu và đăng ký sử dụng phần mềm HĐĐT ngay từ bây giờ để tránh bị động khi có yêu cầu.
• Tích cực tham gia các buổi tập huấn, hội thảo: Các cơ quan thuế và các tổ chức ngành nghề thường xuyên tổ chức các buổi chia sẻ, tập huấn về quy định thuế và HĐĐT. Tham gia các sự kiện này sẽ giúp bạn cập nhật thông tin chính xác và giải đáp kịp thời các thắc mắc.

LYHU luôn sẵn sàng hỗ trợ các đối tác vượt qua những thách thức này, hướng tới một hoạt động kinh doanh bền vững và tuân thủ pháp luật.